Control horario del personal de tu gimnasio: fichadas, horarios y horas trabajadas

En corto: GymFlow suma un módulo de Personal / RRHH para controlar el horario de tu equipo. Cargás a cada empleado —incluida la gente que no usa el sistema, como limpieza o mantenimiento—, definís el horario que se espera de cada uno, y las entradas y salidas se registran a mano desde el panel o automáticamente con el mismo molinete que ya identifica a tus alumnos. El sistema calcula las horas trabajadas y las compara con lo esperado: llegadas tarde, ausencias y horas extra, listo para liquidar. Los sueldos solo los ve el administrador.

Casi todos los gimnasios saben con precisión de reloj a qué hora entró cada alumno. De su propio equipo, en cambio, saben bastante menos: "creo que llegó tipo 8", "esta semana hizo un par de horas de más", "el sábado no vino, ¿o sí?". El control horario del personal suele vivir en un cuaderno en recepción, en un grupo de WhatsApp o directamente en la memoria del dueño.

Eso alcanza cuando sos vos y un profe. Cuando ya son seis personas entre recepción, profes, limpieza y mantenimiento, deja de alcanzar: a fin de mes hay que pagar, y pagar bien.

El problema del cuaderno de recepción

• Nadie lo completa en el momento. Se llena de memoria a la tarde, o el lunes por lo que uno se acuerda de la semana pasada.
• No hay forma de auditarlo. Si hay una diferencia sobre lo trabajado, no existe un registro objetivo: es la palabra de uno contra la del otro.
• No dice si se cumplió el horario. Saber que alguien "hizo 160 horas" no te dice si llegó tarde doce veces ni si faltó dos sábados.
• No sirve para liquidar. A fin de mes hay que sumar a mano, y las horas extra se pagan a ojo.

Qué es el módulo Personal / RRHH

Es una sección nueva del panel, pensada para el dueño, con tres partes: el padrón de tu equipo, las fichadas de entrada y salida, y el horario esperado contra el que se comparan.

1. El padrón: también la gente que no usa el sistema

Cada empleado tiene su ficha con puesto, DNI, teléfono, sede y fecha de ingreso. Y acá hay una diferencia importante con la sección Equipo, que administra a los usuarios que entran al sistema: en RRHH podés cargar personal sin usuario ni contraseña. La persona de limpieza, el de mantenimiento o el de seguridad no necesitan acceso al software para que le lleves el control horario.

Si el empleado sí es usuario del sistema (recepción, profes, vos), la ficha se vincula a su usuario — y ese vínculo es el que después permite que fiche solo con el molinete.

2. Las fichadas: a mano o con el molinete que ya tenés

La forma simple es el botón: en el padrón, cada empleado tiene 🟢 Marcar entrada / 🔴 Marcar salida. Un clic al llegar, un clic al irse, y el sistema calcula las horas.

La forma que no requiere que nadie se acuerde de nada es el molinete. Si ya usás control de acceso biométrico con lector facial, huella o tarjeta, ese mismo hardware ya puede identificar a tu personal. Activando la fichada automática, el paso del empleado por el lector abre y cierra su jornada: cero fricción, cero planilla, y un registro objetivo con hora exacta.

No hace falta comprar nada nuevo: el mismo lector por el que entran tus alumnos puede llevar el control horario de tu equipo.

3. El detalle que rompe a los sistemas de fichada: entrar y salir varias veces

Acá está la parte que se suele hacer mal. El personal de un gimnasio no entra a la mañana y sale a la noche: sale a almorzar, va al banco, hace un mandado, vuelve. Puede pasar por el molinete cinco o seis veces en el día. Si el sistema asume ciegamente que un paso es entrada y el siguiente es salida, el registro sale cualquier cosa — sobre todo si tu molinete solo controla el ingreso y la salida es libre, que es lo más común.

Por eso en GymFlow elegís cómo se cuenta la jornada:

• Presencia (recomendado). La jornada va del primer paso al último del día. Da igual si pasa dos veces o veinte: sigue siendo una sola jornada. Funciona perfecto con molinetes de solo ingreso. El rato que sale a almorzar cuenta como presencia.
• Entrada / salida. Cada paso alterna: descuenta las salidas intermedias. Es más fino para liquidar, pero exige que el equipo pase siempre al salir y al volver.
• Lectores dedicados. Si tenés un lector de entrada y otro de salida, cada uno hace lo suyo. Es el más exacto porque no depende de la disciplina de nadie.

Y si alguien se va sin fichar la salida, el sistema no inventa una jornada de veinte horas: cierra el turno en la última vez que se lo vio y lo deja anotado para que lo corrijas.

4. El horario esperado: tarde, ausencias y horas extra

Registrar las horas es la mitad. La otra mitad es saber si coinciden con lo que se esperaba. Por eso cargás el horario semanal de cada empleado —lunes de 9 a 13, martes de 17 a 21, lo que sea, incluidos turnos que cruzan la medianoche— y el sistema hace la comparación sola:

• Llegadas tarde, con los minutos, y una tolerancia configurable (por defecto 10 minutos) para que cinco minutos no sean un problema.
• Ausencias: días con horario en los que nadie fichó.
• Horas extra: lo trabajado por encima de lo esperado.
• Diferencia entre horas esperadas y trabajadas, en verde o rojo.

Con un par de recaudos que evitan los falsos positivos que hacen que estos reportes no se usen: un turno que todavía no terminó no es una falta, al empleado que entró hace dos semanas no se le reclaman los días anteriores a su alta, y al que renunció el día 3 no se le cuentan las faltas del resto del mes.

El reporte que usás a fin de mes

La pestaña de Horas es la foto del período: por empleado, cuántos turnos hizo, cuántas horas trabajó, cuántas se esperaban, la diferencia, las llegadas tarde y las ausencias. Si cargaste el costo por hora o el sueldo, además ves el costo estimado de cada uno.

Elegís el rango de fechas y tenés el número para liquidar, sin sumar nada a mano. Y si alguien se olvidó de fichar, cualquier fichada se puede corregir desde el panel: la corrección queda auditada, con quién la hizo y cuándo.

Quién ve qué

El módulo lo maneja el administrador del gimnasio, y hay dos capas de control:

• La vista del staff se configura desde Seguridad → Permisos, como cualquier otro módulo: podés dejar que recepción vea el padrón y fiche, o cerrarles la sección por completo. Al administrador nunca se lo puede bloquear.
• Los sueldos son solo del administrador. Aunque le habilites la sección al staff, el costo por hora y el sueldo mensual no se los muestra el sistema — ni siquiera se los envía. Dar de baja a un empleado y definir horarios también es exclusivo del admin.

Cómo se activa

Está disponible en los planes Gimnasio y Centro (el plan Instructor unipersonal no lo incluye, por razones obvias). Aparece como Personal / RRHH en el menú, y arranca con tu equipo ya cargado: las fichas se crean solas a partir de los usuarios del sistema, así que solo tenés que sumar a la gente que no usa el software.

La fichada por molinete viene apagada: se prende cuando querés, desde la misma pantalla, junto con el modo de conteo que te sirva.

Preguntas frecuentes

¿Cómo registra GymFlow las horas del personal del gimnasio?

De dos maneras, y podés usar las dos a la vez. La primera es a mano: desde el panel, cada empleado tiene un botón de marcar entrada y marcar salida, y el sistema calcula las horas solo. La segunda es automática: si ya tenés molinete o lector biométrico, el mismo hardware que identifica a tus alumnos puede identificar a tu personal, y su paso abre y cierra la jornada sin que nadie toque nada. La fichada automática viene apagada y se activa con un toggle.

El personal entra y sale varias veces al día. ¿Eso no rompe el registro?

No, porque elegís cómo se cuenta. En modo Presencia (el recomendado) la jornada va del primer paso al último del día: da igual si sale a almorzar o a hacer un mandado y pasa cinco veces, sigue siendo una sola jornada. En modo Entrada/salida cada paso alterna, y así se descuentan las salidas intermedias, ideal si tu equipo ficha siempre al salir y al volver. Y si tenés un lector de entrada y otro de salida, el modo Lectores dedicados usa cada uno para lo suyo y es el más exacto.

¿Puedo controlar el horario de gente que no usa el sistema, como limpieza o mantenimiento?

Sí. El padrón de personal es independiente de los usuarios del sistema: podés dar de alta a alguien de limpieza, mantenimiento o seguridad que no tiene ni usuario ni contraseña, con su puesto, DNI y fecha de ingreso. A esa gente se le ficha desde el panel con un clic. La fichada automática por molinete, en cambio, requiere que el empleado esté vinculado a un usuario del sistema y enrolado en el lector.