En corto: GymFlow tiene un botón 🎟️ Pase por hoy en la ficha del alumno. Elegís qué plan es «el pase» en Configuración → Membresías y facturación; el mostrador lo cobra en dos clics, entra a la caja del turno, se factura como cualquier cuota y el molinete, el teclado de DNI y el QR de la app lo dejan pasar solo ese día, con las condiciones del plan (precio, franja horaria, salas, sedes). No cierra ni reemplaza la membresía que el alumno ya tiene.

El pase por día es la venta más chica del gimnasio y, curiosamente, una de las que más problemas trae en el sistema. No porque sea difícil cobrarla —es un importe y un medio de pago— sino porque casi todos los sistemas la tratan como una membresía cualquiera, y una membresía cualquiera tiene reglas pensadas para durar un mes.

Tres personas que piden un pase por día

Si atendés un mostrador, las conocés:

Los tres pagan lo mismo: un día. Y los tres, en la mayoría de los sistemas, obligan al mostrador a improvisar.

Un pase vale un día. Si el sistema lo hace valer dos, o te obliga a cancelar la mensual para poder venderlo, no es un pase: es un problema disfrazado de venta.

Por qué el «plan de 1 día» no alcanza

Lo primero que se le ocurre a cualquier dueño es crear un plan que dure un día y venderlo como si fuera una membresía. Es razonable, y de hecho funciona a medias. Lo que falla es sutil, y se nota recién en la puerta:

  1. El «día» dura dos. Una membresía que empieza hoy y dura un día vence mañana, y el control de acceso deja pasar mientras la membresía no haya vencido. Resultado: el pase de hoy también abre mañana. Nadie se da cuenta hasta que alguien lo usa.
  2. No se le puede vender al socio. El gimnasio que entra por QR o molinete suele trabajar con una sola membresía activa por alumno, y con razón: así el sistema sabe de qué plan descontar. Pero entonces, para venderle un pase al socio de clases que hoy quiere usar aparatos, hay que cancelar su mensual. Nadie hace eso; el socio entra «de favor» y la plata se cobra por afuera.
  3. La puerta mira la membresía equivocada. Aunque el sistema aceptara las dos, el control de acceso elige una para decidir, y suele elegir la que vence más lejos: la mensual. Si esa mensual tiene franja horaria o tope semanal, el pase no sirve para nada: el alumno pagó para entrar a la tarde y el molinete le aplica el «de 9 a 13».

Ninguno de los tres problemas es de precio ni de caja. Son de vigencia, convivencia y prioridad. Y son los tres que GymFlow resuelve con el pase por día.

Cómo se configura: un plan y un selector

El pase no es un módulo aparte con su propio precio y sus propias reglas. Es un plan de membresía como cualquier otro, al que le decís al sistema «este es el pase». Eso tiene una ventaja enorme: todo lo que ya sabés configurar en un plan vale para el pase.

Creás un plan dedicado —«Pase diario», por ejemplo, de 1 día— y en Configuración → Membresías y facturación → Pase por día lo elegís en el desplegable. Listo. Si no configurás nada, no cambia nada: el botón no aparece y el sistema sigue como siempre.

Cómo se vende: el botón en la ficha

Desde ese momento, la ficha de cada alumno tiene el botón 🎟️ Pase por hoy, al lado de «Asignar membresía». Al tocarlo se abre el cobro de siempre, pero con el plan ya fijado y sin fechas que elegir: el pase es para hoy. El cajero ve el monto (con el precio del plan, que el staff no puede modificar), elige el medio de pago —simple o mixto—, y si el gimnasio factura, con qué cuenta se emite. Confirma, y ya está.

Si el alumno ya tiene un pase para hoy, el botón cambia a «Pase de hoy ✓» y no se vende dos veces. Si tiene una cuota vieja sin pagar y configuraste el cobro de la deuda anterior al inscribir, el pase también la muestra y la puede cobrar en la misma operación.

El mostrador lo vende sin ningún permiso especial: es una membresía más, con las mismas reglas de siempre.

Lo que pasa en la caja y en la facturación

Acá no hay nada nuevo, y esa es la idea. El pase entra a la caja del turno como una cuota, con su medio de pago, así el arqueo cierra y los reportes lo cuentan donde corresponde. Si tenés la facturación electrónica activa, se emite la factura igual que con cualquier membresía; si no, se ofrece el recibo de pago no fiscal. Y queda en el historial del alumno, marcado como «Pase por día», para que dentro de tres meses se distinga de una cuota común.

En Reportes, el pase aparece en Socios por plan con el nombre del plan que elegiste: sabés cuántos pases vendiste en el mes y cuánto entró por ese concepto, separado de las mensuales.

Lo que pasa en la puerta

Esta es la parte que el «plan de 1 día» no podía resolver. El pase se graba con vigencia de un solo día: abre hoy y mañana no. Y en el control de acceso —el molinete biométrico, el teclado de DNI y el QR de la app, los tres por igual— el pase de hoy tiene prioridad sobre las otras membresías del alumno: se aplican sus condiciones y no las de la mensual. El socio con el plan «de 9 a 13» que pagó un pase entra a la tarde, y el de clases grupales entra a la sala de aparatos.

Lo que no cambia es todo lo que no es comercial. Un pase a medio pagar no abre, igual que cualquier cuota parcial. El apto médico, si tu gimnasio lo exige, sigue siendo obligatorio. La sede habilitada y el tope de pasos por día del gimnasio siguen aplicando. El pase compra un día de acceso; no compra excepciones.

¿Y el visitante que no tiene ficha?

Primero el alta, después el pase. El alta en GymFlow tarda menos de un minuto —nombre, DNI, teléfono— y el DNI queda precargado como contraseña de acceso, así que el visitante puede entrar por el teclado del molinete en el acto, sin app y sin enrolar nada. Si al mes siguiente se anota, su ficha ya tiene el pase en el historial y la relación empieza con datos, no de cero.

Preguntas frecuentes

¿Cómo vendo un pase por día en GymFlow?

Primero elegís qué plan es el pase en Configuración → Membresías y facturación → «Pase por día»; conviene un plan dedicado de 1 día, con su precio y, si querés, franja horaria, salas y sedes. Desde ese momento la ficha de cada alumno muestra el botón 🎟️ Pase por hoy. Al tocarlo se abre el mismo cobro de siempre con el plan ya fijado: monto, medio de pago (simple o mixto) y, si facturás, la cuenta con la que se emite. Entra a la caja del turno, se factura o lleva recibo como cualquier cuota y queda en el historial del alumno como «Pase por día». El mostrador puede venderlo sin ningún permiso extra.

¿El pase por día reemplaza la membresía mensual del alumno?

No. El pase convive con lo que el alumno ya tiene: no cierra, no reemplaza ni acorta la membresía vigente. Es justo el caso del socio con plan de clases que un día quiere usar la sala de aparatos, o del que tiene un plan con franja horaria y viene fuera de ella: paga el pase y entra hoy, y mañana su membresía sigue igual que antes. Lo único que el sistema no permite es venderle dos pases para el mismo día: si ya tiene uno, el botón pasa a «Pase de hoy ✓».

¿El pase abre el molinete si la cuota mensual del alumno está vencida o tiene franja horaria?

Sí, mientras el pase esté pago. En la puerta —molinete biométrico, teclado de DNI o QR de la app— el pase de hoy tiene prioridad sobre las demás membresías: se aplican sus condiciones (las del plan que configuraste como pase) y no la franja horaria ni el tope semanal del plan mensual. Un pase a medio pagar no abre, igual que cualquier cuota parcial, y el pase de ayer tampoco: vale exactamente el día para el que se vendió. Lo que sí sigue aplicando es lo que no es comercial: el apto médico si tu gimnasio lo exige, la sede habilitada y el tope de pasos por día del gimnasio.

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