En corto: con Cargar saldo el alumno deja plata por adelantado en su gimnasio, en el mostrador o desde la app con MercadoPago, y le queda saldo a favor para gastar en el shop y en sus cuotas. Es el fiado al revés: el gimnasio cobra antes de vender. La plata entra a la caja una sola vez, cuando se carga; gastarla no genera un ingreso nuevo, así que el arqueo cierra. Un administrador puede devolverla cuando haga falta y el saldo no vence. Se activa desde Configuración, en los planes Gimnasio, Centro y Red.
En casi todos los gimnasios con kiosco o shop pasa lo mismo: el alumno termina de entrenar, quiere una bebida o una barrita, y no trae plata encima. Las salidas conocidas son dos. O se le fía, y el gimnasio presta y corre con el riesgo de no cobrar, o se pierde la venta. Hay una tercera que los comercios usan hace años y que en el gimnasio casi nadie tenía resuelta: que el alumno deje plata cargada y la vaya gastando.
Este artículo cuenta cómo funciona en GymFlow, qué pasa con la caja, qué se factura y qué ve el alumno.
El fiado al revés
La cuenta corriente registra lo que el alumno debe: consume hoy, paga después. El saldo a favor registra lo que el alumno tiene: paga hoy, consume después. Para el gimnasio la diferencia es grande. Con el fiado el riesgo de incobrable es del gimnasio; con saldo cargado, la plata ya está adentro antes de que salga el primer producto.
Hay una segunda ventaja, menos obvia, para quien cobra online: una carga grande paga una sola comisión de la pasarela, en lugar de diez comisiones por diez cobros chicos.
Las dos cosas conviven sin mezclarse. La cuenta corriente sigue siendo lo que el alumno debe y el saldo es lo que tiene; no se netean entre sí, y cada una se ve en su propia tarjeta de la ficha.
No es un saldo nuevo: es el que ya existía
En GymFlow el alumno ya podía tener saldo a favor: aparecía cuando cambiaba a un plan más barato a mitad de período, y ese saldo ya se descontaba solo de la próxima cuota y ya se podía usar en el shop. Lo que faltaba era una forma de cargarlo a propósito y una forma prolija de devolverlo.
Eso es lo que se agrega. El mostrador sigue viendo un solo saldo a favor por alumno, con un solo historial de movimientos, venga de donde venga: de un cambio de plan, de una carga en efectivo o de una carga desde la app.
Cómo se carga en el mostrador
Una vez activado en Configuración → 💰 Cargar saldo (Mi saldo), en la ficha del alumno la tarjeta Saldo del alumno muestra el botón 💰 Cargar saldo. Se completa el monto que entrega y el medio de pago, igual que en cualquier cobro: efectivo, transferencia con su cuenta bancaria de destino, tarjeta. Hace falta tener el turno de caja abierto.
- La carga es en pesos enteros, sin centavos, para que la caja y el saldo lleven siempre el mismo número.
- Si el gimnasio usa recibos de pago, la carga tiene el suyo, con el saldo que le quedó al alumno después de cargar.
- Si el alumno tiene pendiente una diferencia por cambio de plan, primero se cobra esa diferencia y después se carga saldo.
Cómo carga el alumno desde la app
Con la feature activa y los cobros por MercadoPago del gimnasio conectados, el alumno tiene en la app la tarjeta 💰 Mi saldo: ve cuánto tiene a favor, el detalle de sus movimientos y el botón Cargar saldo. Elige un monto sugerido o escribe el suyo, paga en MercadoPago y el saldo se acredita solo en unos segundos. La carga desde la app llega con la próxima actualización de la app del alumno; la carga en el mostrador funciona desde el primer día.
El gimnasio decide el mínimo y el máximo por operación para las cargas desde la app. Y algo importante: la plata va directo a la cuenta de MercadoPago del gimnasio. GymFlow no retiene ni toca esos fondos en ningún momento.
Si la carga online entra cuando no hay ningún turno de caja abierto, de madrugada por ejemplo, no se pierde ni queda flotando: aparece en la próxima apertura de caja, identificada como cobro online.
Qué pasa con la caja
Esta es la parte que más cuidado lleva, y la regla es una sola: la plata entra a la caja cuando se carga, no cuando se gasta. La carga figura como ingreso con la categoría «Carga de saldo». Cuando el alumno compra en el shop con ese saldo, la venta queda registrada, el stock baja y la venta aparece en su historial de compras, pero no hay un ingreso nuevo: esa plata ya entró.
Si se contara dos veces, una al cargar y otra al vender, el arqueo mostraría plata que no existe. Por el mismo motivo, las categorías «Carga de saldo» y «Devolución de saldo» son del sistema: nadie puede escribir a mano un movimiento de caja con ellas.
Y si una carga se registró por error y se anula en la caja, el saldo se va con ella. Anular la fila de caja y dejarle la plata cargada al alumno sería regalarla.
El fiado es una venta que todavía no cobraste. El saldo a favor es un cobro que todavía no vendiste. Para la caja del gimnasio, la segunda es siempre la mejor noticia.
Qué se factura
La carga es un anticipo, y en GymFlow no se factura en el momento: se factura la venta del shop o la cuota cuando el alumno usa el saldo, por el total de esa operación. Es el criterio razonable para un anticipo que no congela precio, pero el tratamiento fiscal de los anticipos tiene reglas propias: conviene validarlo con tu contador antes de activarlo.
Devolver saldo
El alumno que se muda o se da de baja con plata cargada tiene que poder llevársela. Desde la misma tarjeta, el botón ↩️ Devolver pide el monto, el motivo y por dónde sale la plata. Sale de la caja como egreso «Devolución de saldo», queda en la auditoría con el motivo, y el saldo baja por ese monto. Tres límites: lo hace solo un administrador, nunca se devuelve más que lo que el alumno tiene a favor, y el saldo no vence.
Preguntas frecuentes
¿Cómo le cargo saldo a favor a un alumno del gimnasio?
Primero se activa en Configuración → «Cargar saldo (Mi saldo)». Después, en la ficha del alumno, la tarjeta «Saldo del alumno» tiene el botón «Cargar saldo»: ponés el monto que entrega y el medio de pago, y la plata entra a la caja del turno abierto como «Carga de saldo». El alumno también puede cargar desde la app, pagando con el MercadoPago del gimnasio.
¿En qué puede gastar el saldo el alumno?
En el shop y en sus cuotas. En el punto de venta, al elegir al alumno en «¿Quién compra?», aparece «Usar saldo a favor» con el disponible: cubre el total o una parte, y el resto se cobra por el medio de pago normal. En las cuotas no hay que hacer nada: cuando le cargás la próxima membresía en el mostrador, el importe ya sale con el saldo descontado.
¿La plata del saldo entra dos veces a la caja?
No. La plata entra a la caja una sola vez, cuando el alumno carga, con la categoría «Carga de saldo». Cuando después gasta ese saldo en el shop o en una cuota, la venta y la cuota quedan registradas pero no se genera un ingreso nuevo. Así el arqueo cierra con lo que de verdad entró ese día.
¿Se puede devolver el saldo si el alumno se da de baja?
Sí. Un administrador lo devuelve desde la misma tarjeta con «Devolver»: indica el monto, el motivo y por dónde sale la plata. Sale de la caja como egreso «Devolución de saldo» y el saldo del alumno baja por ese monto. Se puede devolver el total o una parte, nunca más que lo que tiene a favor. El saldo no vence.
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