Primeros pasos
Empezar con GymFlow
¿Cómo registro mi gimnasio? +
Ingresá a
gymflow.com.ar/registro, completá los datos
de tu gimnasio y tu cuenta de administrador. En menos de 2 minutos tenés acceso completo con 30 días
de prueba gratuita, sin necesidad de tarjeta de crédito.
¿Qué necesito para empezar a usar GymFlow? +
Solo necesitás un dispositivo con acceso a internet (celular, tablet o PC) para
el panel del instructor, y un TV o monitor conectado a internet (o con HDMI/Chromecast) para la
pantalla de sala. No requiere instalación de software en el servidor.
¿Cómo configuro la pantalla del TV de la sala? +
Desde Configuración → Salas obtenés un link único para cada
sala. Abrí ese link en cualquier navegador del TV, dejalo en pantalla completa y listo. No necesita
recargas, se actualiza solo en tiempo real mientras el instructor controla la clase.
¿Cómo invito a mis alumnos a la app? +
Desde el panel de administración, copiá el código único de tu gimnasio.
Compartíselo a tus alumnos. Ellos descargan la app GymFlow de Google Play, ingresan el código y
quedan vinculados a tu gimnasio automáticamente.
¿Puedo tener más de un instructor? +
Sí. En el Plan Gimnasio y Centro podés crear instructores ilimitados. Cada
instructor tiene su propio acceso, ve las sesiones del gimnasio y puede crear las suyas propias. En
el Plan Instructor el acceso es para 1 usuario.
Alumnos y CRM
Gestión de miembros
¿Cómo registro un nuevo alumno? +
Desde el panel admin, ir a Alumnos → + Nuevo alumno. Completá nombre, email y teléfono. Al guardar, el alumno queda creado sin membresía activa. Desde su perfil podés asignarle un plan.
¿Cómo asigno una membresía a un alumno? +
Abrí el perfil del alumno (Alumnos → Ver) y hacé clic en Asignar membresía. Selección el plan, la fecha de inicio y el medio de pago. Si hay un turno de caja abierto, el pago se registra automáticamente en la caja.
¿Cómo sé qué alumnos están en deuda o sin apto médico? +
En la lista de Alumnos hay una columna Alertas que muestra badges rojos y amarillos. El badge 🩺 Sin apto indica que el alumno no tiene un certificado médico váido. El badge 💳 Deudor indica que tiene un pago pendiente o vencido. Podés filtrar también por estado en la lista.
¿Cómo subo el apto médico de un alumno? +
Al abrir el perfil del alumno, ir al tab Salud y buscar la sección de apto médico. Desde ahí podés subir el archivo (PDF, JPG o PNG, hasta 8 MB) e indicar la fecha de emisión. El sistema calcula automáticamente la vigencia de 1 año.
¿Un alumno no puede acceder a la app. ¿Qué hago? +
Verificá que el alumno tenga una membresía activa y no vencida. Si olvidó su contraseña, usá la opción Blanquear contraseña en su perfil para generarle una clave temporal.
¿Cómo creo planes de membresía? +
Ir a Alumnos → Planes (botón en la cabecera) o a Planes de membresía en el menú. Creá un plan con nombre, precio y duración en días. Los planes aparecen automáticamente al asignar membresías.
Caja
Gestión de ingresos y egresos
¿Cómo abro un turno de caja? +
Ir a Caja en el menú lateral y hacer clic en Abrir turno. Ingresá el efectivo inicial disponible (puede ser $0). Una vez abierto, los botones de Ingreso y Egreso se habilitan y podés registrar movimientos.
¿Cómo configuro los medios de pago? +
En la página de Caja, en la columna izquierda, aparece la sección 💳 Medios de pago. Hacé clic en + Agregar para crear métodos como Efectivo, Tarjeta, Transferencia, etc. Esto es necesario para registrar pagos al asignar membresías.
¿Por qué el saldo de caja aparece como $0? +
Puede pasar si el turno fue abierto antes de configurar los medios de pago (en particular, el método Efectivo). La solución es crear el método Efectivo en la sección de Medios de pago. Si el turno ya está abierto, el sistema usa el neto total del turno como fallback y el saldo debería mostrarse correctamente.
¿Cómo cierro el turno y hago el arqueo? +
Desde la página de Caja, hacé clic en Cerrar turno / Arqueo. El sistema te muestra el efectivo esperado basándose en los movimientos registrados. Ingresá el efectivo real que contás físicamente. La diferencia queda registrada en el historial de turnos.
¿Los pagos de membresías se registran solos en la caja? +
Sí. Al asignar una membersía a un alumno con un turno de caja abierto, el sistema crea automáticamente un movimiento de ingreso en la caja con el monto y el medio de pago seleccionados.
¿Puedo ver un reporte consolidado de todas las sedes con los movimientos por cajero? +
Sí. El Reporte de Caja (menú lateral) muestra todos los movimientos agrupados por Sede → Cajero, con subtotales por cajero, totales por sede y un gran total general del gimnasio. Podés filtrar por período (este mes, mes anterior, año, rango personalizado), sede específica, cajero y tipo de movimiento. El reporte se puede imprimir o exportar como PDF con Ctrl+P — los controles de filtro se ocultan automáticamente en la impresión.
Shop — Stock & Ventas
Vendé productos desde tu gym
¿Cómo creo un producto? +
Ir a Shop → Productos → + Nuevo producto. Completá nombre, categoría (bebida, suplemento, indumentaria, etc.), precio de venta y stock mínimo para alertas.
¿Cómo ingreso stock? +
En Shop → Ingresos, seleccioná el producto, ingresá la cantidad y el costo unitario de compra. Cada ingreso crea un lote FIFO independiente. Podés ingresar el mismo producto varias veces a distintos precios.
¿Qué es FIFO y cómo funciona? +
FIFO = First In, First Out (el primero que entra es el primero que sale). Si cargaste 10 aguas a $800 y después 5 a $1.000, las primeras 10 ventas usan el costo de $800. Recién cuando se agotan esas unidades, las siguientes ventas usan el costo de $1.000. Esto permite calcular la ganancia real de cada venta.
¿La venta se registra en la caja? +
Sí. Cada venta genera automáticamente un movimiento de ingreso en la caja del turno activo, con la descripción del producto y la cantidad. Si no tenés turno abierto, el sistema te avisa que primero tenés que abrir uno.
¿Puedo ver reportes de ventas de productos? +
Sí. En Reportes hay una sección dedicada a Shop con: ventas totales, ingresos brutos, costo FIFO, ganancia, margen de ganancia, top productos vendidos y valuación de inventario actual (a costo y a precio de venta).
¿Cómo funcionan las alertas de stock bajo? +
Al crear un producto definís un stock mínimo (por defecto 3). Cuando el stock cae a ese nivel o por debajo, el producto aparece con un ⚠️ en la grilla de venta y en la tabla de productos, para que sepas que tenés que reponer.
Cobros MercadoPago
Cobrar cuotas con MercadoPago
¿Cómo activo los cobros con MercadoPago en mi gimnasio? +
Desde el menú lateral, ir a
Cobros MercadoPago. Ingresá tu Access Token de MercadoPago (lo encontrás en
mercadopago.com.ar/developers → Tu aplicación → Credenciales de producción). GymFlow verifica la conexión automáticamente.
¿Cómo pagan los alumnos desde la app? +
Cuando un alumno tiene una cuota pendiente, la app muestra un botón "Pagar". Al tocarlo, se abre MercadoPago donde puede pagar con tarjeta, transferencia, Rapipago o Pago Fácil. Una vez aprobado, la membresía se activa automáticamente sin intervención del staff.
¿GymFlow cobra comisión por los cobros? +
No. GymFlow no cobra comisión. Solo aplica la comisión estándar de MercadoPago (~4,99% + IVA). El dinero llega directamente a la cuenta de MercadoPago del gimnasio, sin intermediarios.
¿Qué son las suscripciones recurrentes? +
Si el admin activa la opción "Suscripciones desde la app", los alumnos pueden suscribirse al débito automático mensual. MercadoPago cobra cada mes y GymFlow renueva la membresía automáticamente. El alumno puede cancelar su suscripción desde la app en cualquier momento.
¿Cómo funciona la renovación anticipada? +
Cuando faltan menos de 10 días para el vencimiento de la membresía, la app muestra la opción "Renovar ahora". El alumno paga y la nueva membresía arranca automáticamente al día siguiente del vencimiento actual, sin perder días.
¿Qué es el Webhook y cómo lo configuro? +
El webhook es la notificación que MercadoPago envía a GymFlow cuando un pago se aprueba. En la sección Cobros MercadoPago → Webhook están los pasos: copiá la URL, pegala en tu panel de MercadoPago Developers, y guardá la clave secreta que te da MP. Sin esto, los pagos no se registran automáticamente.
¿Dónde veo los pagos realizados por los alumnos? +
En Cobros MercadoPago se muestra el listado de todos los pagos con estado, monto, fecha y alumno. Los pagos también quedan registrados en el log de auditoría del sistema. El alumno puede ver su historial de pagos desde la app.
WOD y Panel en vivo
Armado y ejecución de clases
¿Qué tipos de WOD puedo crear? +
Podés crear sesiones con cualquier modalidad: AMRAP, EMOM, Tabata, circuito, por
tiempo, libre, o una combinación de bloques de distintos tipos en la misma sesión. Cada bloque tiene
su propia configuración.
¿Las sesiones guardadas se pueden reutilizar? +
Sí. Todas las sesiones quedan guardadas para siempre en tu biblioteca. Podés
abrirlas, editarlas, clonarlas o ejecutarlas directamente. Los instructores del mismo gym comparten
la misma biblioteca.
¿Cómo funciona la integración con Spotify? +
Necesitás una cuenta Spotify Premium. En Configuración →
Spotify vinculás tu cuenta. Luego, desde el panel en vivo podés controlar la
reproducción, cambiar canciones y asociar playlists a cada bloque del WOD para que la música cambie
sola al avanzar.
¿Puedo mostrar el WOD completo en el TV antes de la clase? +
Sí. Desde el panel en vivo, el botón WOD muestra u oculta el
resumen completo de todos los bloques de la sesión en la pantalla del TV, para que los alumnos
puedan leer el WOD completo al inicio.
¿Qué pasa si el instructor pierde la conexión durante la clase? +
La pantalla de sala mantiene el último estado hasta que se restablece la
conexión. El cronómetro en el TV sigue corriendo localmente. Al reconectarse, el instructor retoma
el control desde el bloque donde estaba.
¿Cómo funciona el generador de WOD con IA? +
Ingresás el tipo de entrenamiento, el nivel del grupo, la duración total y los
grupos musculares que querés trabajar. La IA arma una propuesta completa de sesión con bloques,
ejercicios y tiempos. Podés editarla antes de guardar.
¿Cómo armo un Plan Personal PT para un alumno? +
Andá a Planes PT en el panel del instructor, hacé clic en + Nuevo Plan, elegís el alumno, el nombre, las semanas y la fecha de inicio (el fin se calcula automáticamente). Luego abrís el Builder, agregás días y dentro de cada día, bloques de ejercicios simples o en superserie.
¿Qué diferencia hay entre el Plan PT y las Sesiones Compartidas? +
Las Sesiones Compartidas son WODs grupales que compartís con varios alumnos para que los vean en la app. El Plan PT es una rutina individual con progresión semanal: días, bloques, series con peso y descanso, diseñada exclusivamente para un alumno específico.
¿Qué es una superserie en el Plan PT? +
Una superserie combina dos o más ejercicios que se realizan seguidos sin descanso entre ellos (A → B → descanso). En el builder las identificás con la etiqueta ⚡ y cada ejercicio lleva su propia tabla de sets con reps, peso y unidad.
¿El alumno puede ver su Plan PT desde la app? +
Sí. En la app del alumno, en la sección Mi Plan PT (accesible desde la portada o el menú), puede ver todos sus días con los ejercicios, series, pesos y descansos ordenados por día. Los nombres de los ejercicios aparecen en inglés con la traducción al español abajo.
Plan Personal PT
Rutinas individuales por alumno
¿Cómo creo un Plan PT desde cero? +
En el panel del instructor, andá a Planes PT → + Nuevo Plan. Completá el nombre del plan, elegís el alumno, la cantidad de semanas y la fecha de inicio. La fecha de fin se calcula sola. Luego hacés clic en Abrir Builder.
¿Cómo agrego días y ejercicios al plan? +
Dentro del Builder, hacés clic en + Agregar Día. Con el día activo, usás los botones de la barra inferior para agregar un bloque simple (💪 Ejercicio Simple) o una superserie (⚡ Superserie). Al crearlo, se abre el picker para elegir el ejercicio de la biblioteca.
¿Cómo configuro los sets de cada ejercicio? +
Cada ejercicio en el builder muestra una tabla de sets. Por cada set podés ingresar reps, peso, unidad (kg / lb / % / bw) y descanso en segundos. Usá el botón + Set para agregar más, o Repetir Último para clonar el set anterior.
¿Puedo cambiar un ejercicio ya agregado? +
Sí. En cada ejercicio dentro del bloque hay un ícono de ↺ Cambiar ejercicio. Al tocarlo se abre el picker nuevamente y podés elegir otro ejercicio manteniendo los sets ya configurados.
¿Puedo buscar ejercicios en inglés o español? +
Sí. La búsqueda en la biblioteca y en el picker funciona en ambos idiomas. Si escribís "lat" o "jalón", te encuentra el mismo ejercicio. El nombre en inglés se muestra grande y el español como subtítulo.
¿Cuántos planes activos puede tener un alumno? +
Puede tener más de un plan activo (por ejemplo, uno de fuerza y uno de movilidad). La app los lista todos y el alumno elige cuál ver. Si solo hay un plan activo, la app lo abre directamente.
¿Cuántos niveles de dificultad puedo definir por ejercicio? +
Hasta tres: 🟢 Fácil (principiantes o días de menos intensidad), 🟡 Medio (la referencia estándar del grupo) y 🔴 Difícil (alumnos avanzados). Cada nivel tiene su propio peso de inicio y fin. Los tres se muestran simultáneamente en la pantalla de sala y en el panel del instructor.
¿Tengo que cargar los tres niveles obligatoriamente? +
No. Si solo cargás el nivel Medio, el sistema funciona igual que antes (un solo valor de carga). Los niveles que no tengan kg definido simplemente no aparecen en pantalla. Podés empezar con uno solo e ir completando los otros cuando quieras.
¿Qué tipos de curva de progresión están disponibles? +
Hay 6 opciones:
🔒 Fija (mismo peso en todas las rondas),
↑ Progresiva (sube linealmente),
↓ Descendente (baja con cada ronda),
△ Pirámide (sube hasta el pico y baja),
〜 Wave (ondas de 3 rondas que escalan) y
✎ Manual (vos ingresás los pesos ronda por ronda). Ver la documentación completa en
docs.html#cargas.
¿Por qué el sistema muestra un peso distinto al que calculé? +
Los pesos se redondean automáticamente al múltiplo de 2.5 kg más cercano para que siempre correspondan con discos reales de gimnasio. Si tu cálculo da 73 kg, el sistema muestra 72.5 kg. Este redondeo solo aplica a los tipos Progresiva, Descendente, Pirámide y Wave. Los tipos Fijo y Manual respetan el valor exacto que ingresás.
⚖️ Prescripción de cargas
Configurar pesos en el Session Builder
¿Cómo agrego carga a un ejercicio? +
En el Session Builder, al hacer clic en un ejercicio dentro de un bloque, aparece el panel de propiedades. Ahh encontrás la sección Carga (kg). Elegis el tipo de curva (Fija, Progresiva, etc.) e ingresás los valores de inicio y fin para cada nivel que quieras definir.
¿Qué pasa si no cargo ningún peso? +
Si no definís ningún nivel, el ejercicio se muestra en pantalla sin badge de carga, igual que antes. La prescripción de cargas es completamente opcional.
¿Los pesos se actualizan solos durante la clase? +
Sí. El sistema calcula el peso correspondiente a cada ronda en el momento en que esa ronda empieza, y lo muestra actualizado en la pantalla de sala y en el panel del instructor. No hay que recordar nada ni intervenir manualmente.
¿Los datos de carga de sesiones viejas se pierden? +
No. Las sesiones anteriores (creadas antes de esta funcionalidad) son totalmente compatibles. Si tenías un peso definido, ahora aparece mapeado al nivel Medio automáticamente. Nada se borra ni se rompe.
App del Alumno
App móvil para alumnos
¿Dónde descarga la app el alumno? +
La app GymFlow está disponible en Google Play (Android) y en el App Store (iOS). Buscá "GymFlow" en tu tienda o seguí el link que tu administrador te comparte.
¿Cómo reserva una clase el alumno? +
Desde la pestaña "Grilla" en la app, el alumno ve el horario semanal del gym,
toca la clase que quiere reservar y confirma. Recibe una notificación de confirmación y un
recordatorio antes de la clase.
¿Cómo funciona el check-in por QR? +
El gym tiene un código QR impreso en la entrada o en un tablet. Al llegar, el
alumno abre la app, toca el ícono de QR, escanea el código y listo: la asistencia queda registrada y
el crédito de la clase se descuenta automáticamente.
¿Qué pasa si el alumno cancela fuera de tiempo? +
El administrador define la ventana de cancelación sin penalidad. Si el alumno
cancela después de ese límite, queda marcado como "ausente" y el crédito de la clase no se devuelve.
¿Cómo funciona la calculadora RM? +
Al finalizar la clase, el instructor activa un QR de carga de RM en el TV. Cada
alumno escanea el QR con la app e ingresa el peso máximo con el que ejecutó el ejercicio. El sistema
calcula el RM teórico, registra el récord personal y lo guarda con gráfico de evolución en el perfil
del alumno.
¿El alumno puede ver su historial de clases? +
Sí. Desde "Mi cuenta" en la app, el alumno ve su historial completo: clases
asistidas, ausencias, reservas activas y progresión de RM por ejercicio.
Portal Web para Alumnos
Acceso web sin instalar nada
¿Qué es el portal web de alumnos? +
Es una versión web del panel de alumnos que funciona en cualquier navegador. Los alumnos pueden ver su membresía, reservar clases, consultar su historial de reservas, ver sus RMs y acceder a su perfil — sin descargar la app móvil.
¿Cómo accede un alumno al portal web? +
Desde cualquier navegador, el alumno ingresa a la dirección del portal de tu gym (por ejemplo, tudominio/portal/). Ahí completa su email, contraseña y el código del gimnasio (slug). Es la misma cuenta que usa en la app.
¿Qué puede hacer desde el portal que no pueda desde la app? +
Las funciones son equivalentes. El portal está pensado para quienes prefieren no instalar la app o acceden desde una PC. Ambos canales (app y web) consumen la misma API, así que las reservas y cambios se reflejan al instante en ambos.
¿Puedo reservar y cancelar clases desde el portal web? +
Sí. Desde la pestaña Agenda, el alumno ve la grilla semanal de clases, puede navegar entre semanas y reservar o cancelar clases con un clic. El cu1po, el crédito y las penalidades funcionan exactamente igual que en la app.
¿Funciona en celulares o solo en PC? +
Funciona en cualquier navegador moderno: Chrome, Safari, Firefox, Edge. Está optimizado para pantallas de escritorio y celulares. En el celular, también podés usar la app nativa para una experiencia más completa.
¿Puedo integrar el portal en la web de mi gym? +
Sí. Desde el panel de administración (QR Check-in) encontrás un bloque con el código iframe listo para copiar y pegar en tu sitio web. El código ya incluye el slug de tu gym, así los alumnos solo ingresan email y contraseña — sin necesidad de escribir el código del gym. No hay conflictos de CORS porque el portal se carga desde nuestro servidor.
Chat en Tiempo Real
Chat entre alumnos y staff
¿Cómo le escribo al staff desde la app? +
Desde la app GymFlow, tocá el ícono de chat en el menú inferior. Escribí tu
mensaje y enviá. El mensaje llega instantáneamente al panel del staff de tu gimnasio. No necesitás
WhatsApp ni ningún otro canal.
¿Cuándo me llega la notificación de respuesta? +
Cuando el staff responde tu mensaje, recibís una notificación
push directamente en tu celular, aunque la app esté cerrada. Al tocar la notificación
te abre el chat directamente, sin pasar por la pantalla de inicio.
¿Mi conversación es privada? +
Sí. Cada alumno tiene su propia sala de chat con el staff de su gimnasio. Los
mensajes son visibles únicamente para vos y para los instructores y administradores del gym. Otros
alumnos no pueden ver tu conversación.
¿El chat funciona si no tengo buena conexión? +
El chat requiere conexión a internet para enviar y recibir mensajes en tiempo
real. Si perdés señal, la app muestra un aviso de error de conexión. Al recuperar la señal, el chat
se reconecta automáticamente sin que tengas que hacer nada.
¿El staff ve el historial de mensajes anteriores? +
Sí. El historial completo queda guardado en el sistema. El staff puede ver todos
los mensajes previos de la conversación para dar contexto a sus respuestas. Vos también podés ver
todo el historial desde la app.
¿Cómo sabe el staff que tengo un mensaje nuevo? +
En el panel del staff aparece un globo con el número de mensajes sin
leer en el menú de navegación, que se actualiza en tiempo real. Si el staff tiene el
panel abierto en otra pestaña, recibe también una notificación del navegador. El contador desaparece
recién cuando el staff abre tu conversación.
Planes y facturación
Precios y suscripción
¿Hay prueba gratuita? +
Sí. Todos los planes incluyen 30 días de prueba gratuita (60
días si elegís facturación anual), sin tarjeta de crédito requerida. Podés cancelar antes de que
termine el período sin costo.
¿Cuánto cuesta GymFlow? +
Los planes son:
• Instructor: $12.000 ARS / mes — 1 sala, 1 instructor
• Gimnasio: $29.000 ARS / mes — hasta 3 salas, instructores ilimitados, CRM,
reservas y QR
• Centro: $55.000 ARS / mes — salas ilimitadas, multi-sede
Elegí facturación anual y obtenés 2 meses gratis en cualquier plan.
¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento? +
Sí. Podés hacer upgrade o downgrade de plan en cualquier momento desde el panel
de administración. El cambio se aplica inmediatamente y el precio se ajusta proporcionalmente al
ciclo de facturación.
¿Cómo cancelo la suscripción? +
Podés cancelar en cualquier momento desde Configuración →
Suscripción sin penalidades ni permanencia. Seguís teniendo acceso hasta el fin del
período que ya pagaste.
¿Qué métodos de pago aceptan? +
Aceptamos tarjetas de crédito y débito (Visa, Mastercard, American Express), transferencia bancaria, Rapipago, Pago Fácil y más. Todos los pagos se procesan de forma segura mediante Mercado Pago.
¿Cómo pago y activo mi plan? +
Desde el panel de administración, ir a Facturación. El sistema genera un link de pago seguro de Mercado Pago donde podés pagar con tarjeta, transferencia, Rapipago o Pago Fácil. Una vez confirmado el pago, el plan se activa automáticamente y se desbloquean todas las funciones.
¿Cómo funciona la suscripción automática? +
Si elegís suscripción automática, el sistema autoriza un débito recurrente en tu tarjeta a través de Mercado Pago. El cobro se realiza automáticamente cada mes o año según tu ciclo de facturación. Podés pausar o cancelar la suscripción en cualquier momento desde el panel sin penalidades.
¿Puedo subir mi factura? +
Sí. Desde Facturación podés adjuntar el comprobante fiscal (factura) a cada pago registrado. Aceptamos archivos PDF, JPG y PNG de hasta 5 MB. Las facturas quedan asociadas al pago y se pueden descargar en cualquier momento.
¿Qué pasa si falla un pago o se rechaza la tarjeta? +
El sistema registra el intento fallido y te notifica en el panel. Tu servicio no se interrumpe inmediatamente — tenés un período de gracia para regularizar el pago. Si usás suscripción automática, Mercado Pago reintenta el cobro automáticamente.
¿Dónde veo el historial de pagos? +
En Facturación tenés el historial completo con: monto, fecha, estado del pago, método utilizado y factura asociada. Los superadministradores pueden ver los pagos de todos los gimnasios desde el panel de revenue.
Técnico
Preguntas técnicas
¿Requiere instalación de algún software? +
No. El panel del instructor y la pantalla de sala funcionan 100% en el
navegador, sin instalación. La única app instalable es la app del alumno en Android.
¿Qué navegadores son compatibles? +
Google Chrome, Firefox, Safari y Edge en sus versiones actuales. Recomendamos
Chrome para la mejor experiencia, especialmente para la pantalla de sala y la integración con
Spotify.
¿Funciona sin conexión a internet? +
No. GymFlow requiere conexión a internet en tiempo real para la sincronización
entre el panel del instructor y la pantalla de sala. Recomendamos WiFi estable, especialmente para
el TV de sala.
¿Los datos del gym están seguros? +
Sí. Todos los datos están encriptados en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo. Los
servidores están alojados en Argentina con backups diarios automáticos. No compartimos datos con
terceros.
¿Puedo exportar mis datos si me voy? +
Sí. Podés exportar los datos de alumnos, asistencias y sesiones en formato CSV
desde el panel de administración. Los datos son tuyos, siempre.
¿GymFlow tiene API para integraciones? +
Estamos trabajando en la API pública. Si tenés una integración específica en
mente, contactanos por WhatsApp y lo analizamos juntos.
Salud y Apto Médico
Gestión de la salud de alumnos
¿Cómo subo el apto médico de un alumno? +
En el perfil del alumno, ir al tab Salud. Hacé clic en Subir certificado y selección el archivo (PDF, JPG o PNG, hasta 8 MB). Ingresá la fecha de emisión y guardá. El sistema calcula automáticamente la fecha de vencimiento (1 año).
¿Qué pasa cuando vence el apto médico? +
El alumno aparece con el badge 🩺 Sin apto en la lista de alumnos. El sistema no bloquea automáticamente el acceso, pero la alerta visual permite al staff identificarlo rápidamente y pedirle el certificado actualizado.
¿Cómo registro una lesión de un alumno? +
En el perfil del alumno, tab Salud, sección Lesiones. Ingresá la descripción y la fecha. Cuando el alumno se recupere, marcala como resuelta. El historial queda guardado.
¿Para qué sirve la ficha física? +
Permite registrar peso, altura e IMC del alumno (el sistema calcula el IMC automáticamente), junto con sus objetivos de entrenamiento y notas del instructor. Ideal para hacer seguimiento de la evolución física del miembro.
Membresías avanzadas
Congelamiento y gestión
¿Puedo congelar (suspender) la membresía de un alumno? +
Sí. Desde el perfil del alumno, en la sección Membresía activa, hay opción de Congelar. Ingresá las fechas de inicio y fin del freeze y el motivo. Los días congelados no se descuentan del plan: el vencimiento se extiende automáticamente.
¿Cómo desbloqueo una membresía congelada antes de tiempo? +
En el perfil del alumno, en el bloque de membresía congelada, hacé clic en Descongelar. El sistema recalcula el nuevo vencimiento automáticamente según los días congelados efectivamente.
¿Dónde veo la cartelera semanal pública del gym? +
Cada gimnasio tiene una URL única de cartelera (sin login) del estilo training.access.ly/display/agenda?gym=tu-slug. Podés proyectarla en una TV de recepción o compartirla por WhatsApp. Se actualiza sola cuando editás la grilla.
¿Puede un alumno tener más de una membresía activa al mismo tiempo? +
Sí, siempre que sean de tipos distintos. Por ejemplo, un alumno puede tener simultáneamente un plan de clases grupales y otro de clases personalizadas. Lo que no está permitido es asignar dos planes del mismo tipo al mismo tiempo, ni combinar un plan de "Ambas actividades" con cualquier otro.
¿Qué pasa si un alumno tiene plan Grupal + plan Personalizado activos? +
El sistema los suma automáticamente: el alumno puede reservar tanto turnos grupales como personalizados. En la app móvil ve todas sus membresías activas con sus créditos y fecha de vencimiento por separado. El acceso a la grilla se habilita en función del tipo de cada plan.
¿Qué tipos de notificaciones automáticas envía GymFlow? +
GymFlow envía automáticamente las siguientes notificaciones push:
• 🎉 Bienvenida — primeras 24 hs desde el alta del alumno
• ⏰ Recordatorio de clase — 25-35 min antes de una clase reservada
• 📅 Vence en 7 días — una semana antes del vencimiento
• 🔔 Vence pronto — 3 días o menos al vencimiento
• ⚠️ Membresía vencida — cuando ya venció (hasta 30 días después)
• 😴 Re-engagement — si el alumno lleva más de 14 días sin ir con membresía activa
¿Cómo veo quién recibió cada notificación push? +
En el panel de admin, dentro de Notificaciones Push → Historial, cada entrada muestra: el tipo de notificación (badge), el nombre del alumno destinatario para notificaciones automáticas, o «📢 Todos los socios» para broadcasts manuales. También se indica cuántos dispositivos la recibieron con éxito.
Calificaciones
Ratings de clases
¿Cómo califican los alumnos una clase? +
Después de que el alumno asiste a una clase, la app le muestra la opción de dejar una calificación de 1 a 5 estrellas con un comentario opcional. La calificación queda asociada a esa clase y al instructor.
¿Dónde veo las calificaciones como admin? +
En el menú lateral, sección Calificaciones. Mostra el promedio general, el desglose por instructor y un listado de todos los comentarios recibidos. Solo el admin puede ver qué alumno dejó cada rating; para los instructores los comentarios son anónimos.
Integración
Access Bridge — Control de acceso biométrico
¿Qué es el Access Bridge y cómo funciona? +
Es una aplicación que se instala en la PC del gimnasio y conecta lectores biométricos con GymFlow. Al iniciar, descarga todos los templates de huella almacenados en GymFlow y los carga en memoria. Cuando un alumno apoya el dedo en del molinete, el bridge compara la huella contra los templates cargados y, si hay coincidencia, consulta a GymFlow si la membresía está activa.
Si está activa: abre el relay del molinete y registra la asistencia. Si no: emite señal sonora de rechazo y registra el intento.
¿El template de huella se guarda en el reloj o en GymFlow? +
En GymFlow. El template biométrico (la representación matemática de la huella) se genera durante el enrolamiento y se sube a GymFlow. El reloj no guarda nada. El bridge descarga todos los templates al iniciar y hace el matching por software (host-side matching).
Esto significa que un solo enrolamiento vale para todos los molinetes del gimnasio: no importa en cuál apoya el dedo el alumno, el bridge de esa PC tiene el template y puede verificarlo localmente.
¿Cómo registro la huella de un alumno? +
Desde la app Access Bridge, en la pestaña Biométrico, el alumno aparece en la lista de "Sin huella". Hacé doble clic sobre su nombre, ponés el dedo en el lector del mostrador (ZK9500 USB) tres veces siguiendo las instrucciones en pantalla, y el sistema genera el template y lo sube a GymFlow automáticamente.
A partir de ese momento el alumno puede usar cualquier molinete del gimnasio que tenga un bridge activo.
¿Si cambian o rompen un molinete hay que re-enrolar a todos los alumnos? +
No. Como el template está guardado en GymFlow y no en el hardware, cambiar un molinete no afecta nada. El bridge del nuevo lector descarga los mismos templates y sigue funcionando igual.
El único caso donde habría que re-enrolar es si la huella del alumno se deteriora físicamente y el sistema ya no puede reconocerla — en ese caso se capturan muestras nuevas desde la app.
¿Con un solo lector de mostrador puedo tener múltiples molinetes? +
Sí. El lector del mostrador (ZK9500 USB) es solo para capturar la huella en el enrolamiento. Una vez que el template está en GymFlow, cualquier molinete con un bridge instalado puede validar ese alumno.
Para múltiples sedes, cada sede tiene su propia PC con el bridge instalado. Al iniciar, cada bridge descarga todos los templates y opera de forma independiente.
¿Qué marcas y modelos son compatibles? +
Lector de enrolamiento (mostrador) — verificado:
• ZKTeco ZK9500 USB — lector de huella por USB. Funciona con SDK ZKFinger 5.x incluido en el instalador. Solo captura huellas, no tiene relay ni teclado.
Molinetes / torniquetes — compatibles:
• Terminales biométricas con relay integrado (la mayoría de los modelos ZKTeco y similares). Cuando la huella es válida, el bridge le envía una señal al dispositivo — por USB o por red TCP — para que active su propio relay y libere el molinete.
• Terminales ZKTeco con teclado (MA300, K40 y similares): soportan además acceso por PIN desde su teclado físico.
A pedido: Anviz, Hikvision, Dahua, Virdi, FingerTec. Consultá disponibilidad.
¿Tu hardware no está en la lista? Consultanos con la marca y modelo — si el fabricante provee SDK, lo integramos en días.
¿Cómo configuro el molinete ZKTeco para que funcione con el Bridge? +
El molinete ZKTeco debe configurarse en modo PUSH. En la pantalla de configuración del dispositivo (menú Red o Comm.), ingresá:
• Server Address: la IP de la PC donde corre el Bridge (ej: 192.168.1.10)
• Server Port: 4370
• Modo: PUSH (algunos modelos lo llaman "CloudPunch" o "ADMS")
Con esta configuración, el molinete inicia la conexión HTTP hacia la PC cada vez que alguien apoya el dedo o ingresa un PIN. El Bridge recibe el evento, valida la membresía en GymFlow y responde con el comando de apertura del relay — todo en menos de un segundo.
Nota: asegurate de que el firewall de Windows permita conexiones entrantes en el puerto 4370.
¿Un alumno puede ingresar con su DNI si no tiene la huella registrada? +
Sí. Como alternativa a la huella, el alumno puede ingresar un PIN numérico (por ejemplo, su DNI) desde el teclado físico del molinete. El sistema valida el PIN contra GymFlow exactamente igual que la huella y registra la asistencia con método PIN.
Requiere un molinete con teclado integrado (ej: ZKTeco MA300, K40). El ZK9500 USB del mostrador no tiene teclado.
¿Cómo configuro el PIN de un alumno? +
Desde el panel web, en Alumnos → + Nuevo alumno (al darlo de alta) o en el perfil del alumno. Hay un campo PIN de acceso. Ingresás el número (DNI u otro) y guardás. El alumno queda habilitado para ingresar por teclado desde ese momento.
¿Qué pasa si se cae internet? +
El bridge mantiene un caché local de los últimos resultados de validación (24 horas por default). Si se pierde la conexión, sigue validando accesos con el caché. Cuando se recupera la conexión, sincroniza automáticamente.
¿El acceso por reloj reemplaza el QR? +
No, son complementarios. Podés usar QR, huella, PIN o cualquier combinación. En todos los casos el check-in queda registrado en GymFlow.
¿Cómo se actualiza el Access Bridge? ¿Tengo que reinstalarlo? +
No. El bridge incluye auto-actualización: al iniciar verifica si hay una versión nueva. Si existe, muestra un banner con la versión disponible y un botón para instalar con un clic — sin necesidad de técnicos.
Monitor HR ANT+
Frecuencia cardíaca en tiempo real
¿Qué es el módulo de Monitor HR? +
Es un módulo complementario del GymFlow Bridge que permite leer la frecuencia cardíaca de cada alumno en tiempo real mediante cinturones ANT+ y proyectarla en el TV de la sala. Sin apps de terceros, sin suscripciones externas — todo integrado en GymFlow.
¿Qué hardware necesito? +
Dos cosas:
• 1 dongle USB ANT+ (ej: Garmin ANT+ USB-m, aprox. USD 15). Se conecta a la PC donde corre el GymFlow Bridge.
• Cinturones / brazaletes ANT+ para cada alumno (Garmin HRM, Polar H7/H10, Wahoo TICKR, Decathlon, etc.). Sin restricción de marca.
El mismo Bridge que usás para el control de acceso sirve. No necesitás otra PC ni hardware adicional.
¿Cómo habilito el módulo HR? +
Desde el Admin Panel → ⚙️ Configuración (menú lateral), activá el toggle ❤️ ANT+ HR Monitoring. Eso activa el botón HR Display en el dashboard de la sala y el ítem "❤️ HR Monitor" en el menú lateral del instructor.
¿Cómo asigno el cinturón a cada alumno? +
Desde el panel del instructor: ❤️ HR Monitor → tabla de Cinturones ANT+. En la columna "Serial ANT+", ingresá el código del cinturón (impreso en el dispositivo, ej: A3F2C1). También podés ajustar la FCmax individual de cada alumno (por default es 220 − edad).
¿Cómo inicio una sesión HR? +
1. Abrí el display en el TV: Dashboard → botón ❤️ HR o desde HR Monitor → 📺 Abrir Display.
2. En el panel HR Monitor, podés escribir el nombre de la clase (ej: "CrossFit 18hs") y elegir la sala.
3. Presîoná ▶ Iniciar sesión. El Bridge empieza a leer los cinturones ANT+ activos y los datos aparecen en el display en tiempo real.
¿Qué muestran las tarjetas de cada alumno? +
Cada tarjeta muestra:
• BPM en vivo (frecuencia cardíaca actual)
• Zona de entrenamiento con color: 🟢 Zona 1 (reposo/aeróbico, <65% FCmax) / 🟦 Zona 2 (anaeróbico, 65–80%) / 🔴 Zona 3 (alta intensidad, >80%)
• Calorías acumuladas desde el inicio de la sesión
¿Cómo se calcula el FCmax? +
Por defecto, la fórmula estándar: FCmax = 220 − edad. Si el alumno tiene una FCmax real medida, podés ingresarla manualmente en la tabla de enrolamiento. Este valor se guarda y se usa en todas las sesiones futuras.
¿Puedo probarlo sin cinturones ANT+? +
Sí. El Bridge incluye un modo Mock ("Brand": "ANTMock" en la configuración) que simula lecturas ficticias para ver cómo queda el display antes de comprar el equipamiento.
¿Las sesiones quedan guardadas? +
Sí. Al finalizar la sesión (botón ⏹ Finalizar sesión), se guardan en la base de datos: promedio y máximo de BPM, calorías totales y minutos por zona de cada alumno. Póximamente estarán disponibles en la sección de reportes.
Equipo de trabajo
Staff, instructores y admins
¿Cómo agrego un nuevo instructor o miembro del staff? +
Ir a Equipo en el menú lateral y hacé clic en + Agregar. Ingresá nombre, email y rol (Instructor, Staff o Admin). El sistema envía las credenciales de acceso por email al usuario nuevo.
¿Qué puede ver el Staff vs el Instructor? +
Instructor: Builder de WODs, panel en vivo, biblioteca de ejercicios, scheduler, perfil con Spotify.
Staff: CRM de alumnos, chat, caja, check-in y gestión de membresías — pero no puede usar el panel en vivo ni acceder a reportes avanzados.
¿Cómo abro un ticket de soporte con GymFlow? +
Desde el panel, ir a Soporte en el menú lateral y hacé clic en + Nuevo ticket. Ingresá el título y descripción del problema. El equipo de GymFlow responde en tiempo real desde el mismo hilo del ticket.
Seguridad y Auditoría
🛡️ Protección y trazabilidad
¿GymFlow registra quién hizo cada cambio? +
Sí. Todas las operaciones sensibles quedan registradas en un log de auditoría automático que incluye: usuario, fecha y hora, dirección IP y detalles del cambio. No se puede desactivar ni manipular.
¿Qué operaciones están auditadas? +
El sistema audita automáticamente:
• 💰 MercadoPago: pagos aprobados/rechazados, suscripciones, cobros recurrentes, facturas
• 🔐 Autenticación: logins exitosos y fallidos, OTP, activación/desactivación de 2FA
• 👥 Miembros: altas, bajas, membresías, cambios de contraseña, reset de PIN, check-in
• 🏋️ Operaciones: salas, sedes, sesiones, horarios, ejercicios, reservas
• 💵 Finanzas: caja, renovaciones, suscripciones manuales
• 📢 Comunicaciones: push masivos, códigos de bienvenida
• 👤 Equipo: gestión de usuarios, perfiles, registros
¿Los pagos de MercadoPago son seguros? +
Sí. Los webhooks de MercadoPago se validan con firma criptográfica HMAC-SHA256 en producción. Además, el sistema valida que el monto pagado coincida con el esperado antes de activar cualquier suscripción. Todas las conexiones usan SSL/TLS verificado.
¿Queda registro si alguien intenta entrar con una contraseña incorrecta? +
Sí. Todos los intentos de login fallidos quedan registrados en el log de auditoría con el email utilizado, la hora y la IP de origen. Esto aplica tanto para el panel de administración como para el acceso de superadmin.
¿Dónde veo el log de auditoría? +
El log está disponible para
superadministradores desde el panel de administración. Podés filtrar por usuario, tipo de acción, fecha y entidad afectada. Para más detalle, consultá la
documentación de auditoría.