Débito automático en el gimnasio con Payway: la cuota se cobra sola con la tarjeta del alumno

En corto: GymFlow integra Payway, la pasarela de tarjetas de Prisma, como segunda opción de cobro online junto a MercadoPago. El alumno paga la cuota con tarjeta desde la app en un formulario con la marca del gimnasio, y puede adherirse al débito automático: carga la tarjeta una vez y el sistema la cobra en cada vencimiento, renueva la membresía y registra todo en caja. Para que el débito funcione, Payway tiene que habilitar en el comercio la tokenización de tarjetas y el cobro sin código de seguridad; se piden al ejecutivo de cuenta.

El mejor sistema de cobranza de un gimnasio es el que no depende de que alguien se acuerde. Ni el alumno de que venció la cuota, ni la recepcionista de mandar el recordatorio, ni el dueño de mirar la lista de deudores el lunes. Cada uno de esos «acordarse» es un día de mora, y la mora, en un gym, es el primer paso de la baja.

El débito automático resuelve eso de raíz: la cuota se cobra el día que vence, con la tarjeta que el alumno cargó una sola vez. El problema es que, hasta ahora, la única forma de ofrecerlo era una suscripción de MercadoPago, y no todos los alumnos tienen o quieren usar una cuenta de MercadoPago para eso.

Payway como segunda pasarela

Payway es la pasarela de cobros online de Prisma Medios de Pago: la misma red por la que pasan Visa, Mastercard, Cabal, Amex, Naranja y sus débitos en Argentina. Con GymFlow, el gimnasio conecta su propio comercio de Payway Venta Online y los alumnos pagan la cuota con tarjeta de crédito o débito, directo, sin pasar por una billetera.

El pago se hace en un formulario con el logo y los colores del gimnasio. Los datos de la tarjeta viajan cifrados directo a Payway: GymFlow no los ve ni los guarda. Y el resultado es inmediato: aprobado o rechazado en el mismo segundo, con el motivo real del banco. No hay que esperar una notificación ni preguntarse si el pago «entró».

Cuando el cobro se aprueba, pasa lo mismo que con cualquier otro pago del sistema: la cuota queda paga, el movimiento entra a la caja del turno con su propio medio de pago, se emite la factura electrónica si el gimnasio la tiene activa, y el alumno lo ve en su historial.

Cómo adhiere el alumno al débito automático

Desde la app, en la pantalla de Pagos, el alumno toca «Adherir mi tarjeta». Se abre el mismo formulario de siempre, pero en modo adhesión, y pueden pasar dos cosas:

Tiene una cuota pendiente. La paga en ese momento con la tarjeta, y la tarjeta queda adherida. Un solo paso resuelve la deuda de hoy y las de los meses que vienen.
Está al día. No hay nada que cobrar, así que el sistema hace un cargo de validación de $10 que se devuelve al instante. Sirve para comprobar que la tarjeta es real y está activa, y para que Payway la guarde.

Desde ese momento, la app muestra la adhesión activa: qué tarjeta (marca y últimos cuatro dígitos), cuánto se cobra por cuota y cuándo es el próximo débito. El alumno la cancela cuando quiere, con un toque, y la tarjeta se borra de Payway.

Adherir una tarjeta no es «pagar por adelantado»: es dejar dicho que la cuota se cobre cuando vence, ni un día antes.

Qué pasa en cada vencimiento

El día que vence la cuota, el sistema hace lo que haría el mostrador si el alumno estuviera parado enfrente:

Crea la cuota siguiente, con las fechas del plan (mensual, por días o hasta fin de mes) y arrancando al día siguiente del vencimiento, para que no haya un hueco de acceso.
Cobra el valor vigente del plan, con el convenio del alumno si lo tiene. Si el gimnasio actualizó los precios, el débito se ajusta solo; no queda un monto congelado de hace seis meses.
Con el cobro aprobado, marca la cuota como paga, registra el ingreso en caja con el medio «Payway (online)», factura si corresponde y avanza la racha de fidelidad si el gimnasio la usa.
Programa el próximo débito para el nuevo vencimiento.

Si el mostrador ya había cobrado la renovación a mano, o el alumno la pagó por otro medio, el sistema lo detecta y no cobra dos veces: reprograma el débito para el vencimiento siguiente. Los débitos corren en horario diurno, nunca de madrugada.

Cuando el banco rechaza

Un débito puede rechazarse por las razones de siempre: fondos insuficientes, tarjeta vencida, límite superado, el emisor que dijo que no. El sistema está pensado para que un rechazo no sea ni una baja ni una cuota fantasma:

Si el cobro no entró, la cuota siguiente no se crea. No queda una membresía «pendiente» inventada.
Reintenta al día siguiente, y al siguiente, hasta tres intentos.
Si los tres rechazan, la adhesión queda pausada. El alumno ve en la app el motivo que informó el banco y puede pagar la cuota a mano o cancelar y adherir otra tarjeta. El gimnasio lo ve en su panel y en la auditoría, con nombre y motivo.

Si la tarjeta directamente dejó de existir en Payway (vencida, dada de baja), la adhesión se pausa en el primer intento, sin gastar tres días.

Lo que hay que pedirle a Payway antes de prenderlo

Acá está el detalle que conviene saber antes de anunciarles el débito automático a los alumnos. Cobrar una tarjeta sin que su dueño esté presente requiere dos permisos que Payway otorga por comercio, y que no vienen activos por defecto:

Tokenización de tarjetas. Es lo que permite que Payway guarde la tarjeta del alumno como un token y se lo devuelva al sistema para usarlo después. Sin esto, cada pago es de un solo uso y no hay nada que «recordar».
Cobro sin código de seguridad. Es lo que permite cobrar ese token sin pedirle el CVV al alumno cada vez. Sin esto, el débito necesitaría que el alumno esté frente al teléfono en cada vencimiento, que es justo lo que se quiere evitar.

Las dos se piden al ejecutivo de cuenta de Payway (o por el canal comercial de Payway) para el comercio de Venta Online del gimnasio. Es un trámite del gimnasio con Payway, no algo que GymFlow pueda activar desde el sistema.

Por eso el toggle de débito automático arranca apagado y lo explica. Y si un gimnasio lo prende antes de tener la habilitación, nada se rompe en silencio: el alumno que intenta adherirse recibe un mensaje claro de que el gimnasio todavía no tiene esa función habilitada, el cargo de validación se le devuelve, y si pagó una cuota pendiente en el intento, esa cuota queda paga igual. El gimnasio recibe el aviso en su panel para que sepa que le falta el trámite.

MercadoPago y Payway, juntos

No hay que elegir. Las dos pasarelas viven una al lado de la otra en Configuración → Cobros online (la antigua pantalla «Cobros MercadoPago» se mudó ahí), y el gimnasio activa una, la otra o las dos.

Con las dos activas, el alumno elige en cada pago: «MercadoPago» si quiere usar el saldo de su cuenta o el QR, «Tarjeta (Payway)» si prefiere la tarjeta directa. Y para el débito automático elige también: la suscripción de MercadoPago (la cobra MP cada mes) o la adhesión con Payway (la cobra el sistema en cada vencimiento). Todos los cobros online, de cualquiera de las dos, aparecen en el mismo listado con su pasarela, su estado y su detalle, y entran a la caja y a los reportes por separado.

Cómo se configura

Conseguí las claves. Tu comercio de Payway Venta Online tiene una clave pública (la que usa el formulario para cifrar la tarjeta) y una privada (la que usa el sistema para cobrar). Las da el portal de Payway o tu ejecutivo.
Pegalas en GymFlow. En Configuración → Cobros online → Payway, cargá las dos claves, elegí el entorno y tocá Verificar claves: el sistema las prueba contra Payway sin cobrar nada. Ahí mismo elegís si aceptás tarjetas de débito además de crédito. Con eso ya podés cobrar cuotas con tarjeta desde la app.
Pedí la habilitación para el débito. Tokenización de tarjetas y cobro sin código de seguridad, al ejecutivo de Payway.
Prendé el débito automático. En la misma pantalla, el toggle «Débito automático con tarjeta». A partir de ahí, los alumnos ven «Adherir mi tarjeta» en la app.

Si el gimnasio no tiene facturación electrónica activa en GymFlow, el sistema lo recuerda con el mismo aviso que ya existe para MercadoPago: cobrás online, pero la factura de esos cobros corre por tu cuenta desde otro sistema.

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito para ofrecer débito automático con Payway en mi gimnasio?

Un comercio de Payway Venta Online con sus dos claves de API (la pública y la privada), que se pegan en Configuración → Cobros online y se verifican con un clic sin cobrar nada. Para el débito automático hace falta además que Payway habilite en ese comercio dos funciones: la tokenización de tarjetas y el cobro sin código de seguridad. Se le piden al ejecutivo de cuenta de Payway; sin ellas el sistema no puede guardar la tarjeta ni cobrarla cuando el alumno no está presente, y la adhesión avisa que falta esa habilitación en lugar de fallar en silencio.

¿Qué pasa si el banco rechaza el débito automático?

El sistema no da de baja nada: reintenta el cobro al día siguiente, y al siguiente, hasta tres días. Si los tres rechazan, la adhesión queda pausada. El alumno ve en la app el motivo que informó el banco (fondos insuficientes, tarjeta vencida, rechazada por el emisor) y puede pagar la cuota a mano o cancelar la adhesión y cargar otra tarjeta. El gimnasio lo ve en su panel y en la auditoría. Ningún rechazo genera una cuota fantasma: si el cobro no entró, la cuota siguiente no se crea.

¿Puedo tener MercadoPago y Payway al mismo tiempo?

Sí. Las dos pasarelas se configuran una al lado de la otra en Configuración → Cobros online, y el gimnasio puede activar una, la otra o las dos. Si están las dos, el alumno elige con cuál pagar cada cuota y con cuál adherirse al débito automático: con MercadoPago la suscripción la cobra MP cada mes; con Payway, la cobra el sistema con la tarjeta guardada en cada vencimiento. Todos los cobros online, de cualquiera de las dos, aparecen en el mismo listado, entran a la caja y se facturan igual.

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