Términos y Condiciones

Aceptación de los términos

Al acceder o usar GymFlow (el "Servicio"), aceptás estar vinculado por estos Términos y Condiciones. Si no estás de acuerdo con alguna parte de estos términos, no podés acceder al servicio.

Descripción del servicio

GymFlow es una plataforma SaaS (Software como Servicio) diseñada para gimnasios de entrenamiento funcional, HIIT y alta intensidad. El servicio incluye:

• Gestión de sesiones de entrenamiento en vivo con cronómetros inteligentes.
• Biblioteca de ejercicios con animaciones y generación de WODs por IA.
• Pantalla de display para alumnos con control en tiempo real.
• Integración con Spotify para música sincronizada con el entrenamiento.
• Cartelera TV en tiempo real con el horario semanal del gimnasio.
• Sistema de programación semanal con soporte multi-sala.

GymFlow se reserva el derecho de modificar, suspender o discontinuar cualquier aspecto del servicio con previo aviso.

Tu cuenta

Para usar GymFlow necesitás crear una cuenta. Sos responsable de:

• Mantener la confidencialidad de tus credenciales de acceso.
• Toda la actividad que ocurra bajo tu cuenta.
• Notificarnos inmediatamente ante cualquier uso no autorizado.
• Proveer información veraz y mantenerla actualizada.

Una cuenta por gimnasio. No está permitido compartir credenciales entre organizaciones distintas.

Planes y pagos

GymFlow ofrece un período de prueba gratuita de 30 días sin requerir tarjeta de crédito. Al finalizar la prueba, podés elegir un plan de los disponibles en el sitio.

• Los precios se expresan en pesos argentinos (ARS) salvo indicación contraria.
• Los pagos son mensuales o anuales según el plan elegido.
• La suscripción se renueva automáticamente salvo cancelación previa.
• No se realizan reembolsos parciales por períodos no utilizados.

Cuentas vencidas y baja por falta de pago

Una cuenta se considera vencida cuando pasó la fecha de vencimiento de su suscripción sin que se haya registrado el pago y sin una prórroga vigente. Desde ese momento:

• El acceso al panel, a la app de los alumnos y al control de acceso queda suspendido. Los usuarios administradores conservan el ingreso únicamente para renovar la suscripción y para descargar una copia de los datos del gimnasio.
• Los datos del gimnasio se conservan íntegros durante el plazo de resguardo: 180 (ciento ochenta) días corridos desde el vencimiento para las cuentas que registraron al menos un pago, y 30 (treinta) días corridos desde el fin del período de prueba para las cuentas que nunca abonaron.
• Si la suscripción se renueva dentro del plazo de resguardo, la cuenta se reactiva con todos sus datos tal como estaban.
• GymFlow avisará por correo electrónico a la casilla del administrador al menos 7 (siete) días corridos antes de la fecha de baja (y, para las cuentas que registraron pagos, también con 30 días de antelación). Es responsabilidad del cliente mantener esa casilla vigente.
• Cumplido el plazo de resguardo sin renovación, la cuenta se da de baja definitiva: se eliminan de forma irreversible los datos operativos del gimnasio (alumnos, asistencias, membresías, cobros, caja, rutinas, chats, documentos, configuración, credenciales y datos biométricos). No es posible recuperarlos después de esa fecha.
• GymFlow conserva únicamente la información contable y comercial de la relación con el cliente (historial de la suscripción, pagos y facturas emitidas por GymFlow), por el plazo que exige la normativa fiscal aplicable.
• Lo mismo aplica a las cuentas suspendidas o desactivadas por GymFlow que además tengan la suscripción vencida: el plazo de resguardo se cuenta desde el vencimiento.

El cliente puede solicitar la baja y eliminación anticipada de sus datos en cualquier momento escribiendo a soporte. La baja definitiva por falta de pago no genera cargo alguno ni da derecho a reintegros por períodos ya abonados.

Prórroga de pago

Si no podés abonar en la fecha de vencimiento, podés solicitar una prórroga desde tu propio panel, sin intervención de GymFlow: el acceso se extiende en el momento.

• Cada prórroga extiende el acceso hasta 10 días corridos.
• Podés solicitar hasta 2 prórrogas dentro de cualquier período de 365 días corridos (no se reinicia el 1° de enero: se cuentan las prórrogas otorgadas en los últimos 365 días).
• Requiere tener la suscripción activa. Una suscripción ya suspendida o dada de baja no puede prorrogarse: en ese caso hay que contactar a GymFlow.
• La prórroga extiende el acceso, no reduce ni condona el importe adeudado: el período en curso se sigue debiendo por su valor completo.
• Puede solicitarla cualquier usuario con perfil de administrador o staff del gimnasio, y la solicitud queda registrada en la auditoría de la cuenta.

Agotadas las prórrogas disponibles, o vencida la prórroga en curso sin haberse registrado el pago, el acceso al servicio puede suspenderse según lo indicado más arriba.

Adicionales del plan

Además del plan base, el gimnasio puede contratar adicionales: salas y sedes extra, cuentas de facturación adicionales, módulos opcionales (por ejemplo, la biblioteca de videos o las tareas del equipo) y los paquetes del asistente de inteligencia artificial. Los adicionales disponibles y sus precios vigentes son los que muestra el panel al momento de contratarlos.

• Un adicional contratado desde el panel se habilita en el acto y se suma a la cuota del plan a partir de la próxima cuota, como un cargo recurrente. Por los días que restan del período en curso no se cobra importe alguno.
• Si el gimnasio tiene débito automático, el importe del débito se actualiza en el momento con el adicional incluido. Si la pasarela rechaza esa actualización, el adicional no se habilita.
• La baja de un adicional se solicita a soporte y rige al finalizar el período ya abonado. No se realizan reembolsos por la parte del período no utilizada.
• En los planes anuales, los paquetes del asistente de IA, sus recargas y el excedente de la API de integraciones se cobran mes a mes, con un link de pago propio que se envía por email; los demás adicionales se incorporan con prorrateo asistido por soporte. Si un cargo mensual permanece impago durante 30 días, el asistente de IA y la API se pausan hasta regularizarlo; el resto del servicio no se ve afectado.
• Durante el período de prueba no se cobra ningún adicional. Los que el gimnasio elija al activar su plan se incorporan a su primera cuota.
• Las recargas del asistente de IA y el excedente de la API son cargos por única vez y se facturan como ítems aparte, según se detalla en las secciones correspondientes.

API de integraciones

Los planes que incluyen la API de integraciones traen una cantidad de llamadas por mes calendario, según el plan. GymFlow puede acordar con el gimnasio un cupo distinto. Las cantidades y el precio del excedente vigentes son los que muestra el panel (Integraciones) y la documentación pública de la API al momento de usarla.

• Cuenta toda llamada que la API atiende, incluidas la prueba de conexión (/ping) y la obtención de un token de acceso. No cuentan las llamadas rechazadas por credencial inválida, suscripción vencida o cupo agotado, ni los errores del servidor de GymFlow.
• Superado el cupo, según lo que el gimnasio tenga contratado: la API sigue respondiendo y el excedente se factura al cierre del mes, en bloques de 1.000 llamadas (o fracción), como un ítem aparte en la próxima factura; o la API deja de responder hasta el 1° del mes siguiente. Las cuentas en período de prueba quedan siempre en esta segunda modalidad.
• En la modalidad con facturación del excedente rige un tope de 5 veces el cupo mensual; alcanzado ese tope, la API deja de responder hasta el mes siguiente.
• Las llamadas incluidas que no se usan en el mes no se trasladan al siguiente.
• El consumo del mes y el cupo restante pueden consultarse en cualquier momento desde el panel y desde la propia API.

Uso aceptable

Aceptás no utilizar GymFlow para:

• Realizar actividades ilegales o que violen derechos de terceros.
• Transmitir malware, virus u otro código dañino.
• Intentar acceder sin autorización a sistemas o datos de otros usuarios.
• Sobrecargar infraestructura del servicio mediante ataques automatizados.
• Revender o redistribuir acceso al servicio sin autorización expresa.

El incumplimiento puede resultar en la suspensión inmediata de la cuenta.

Integridad de los datos y de los comprobantes fiscales

La ética está por encima de cualquier pedido particular, incluido el del propio cliente. Por eso, como norma básica de GymFlow:

• Los datos del gimnasio no se tocan. Fuera del funcionamiento normal del servicio, GymFlow no crea, modifica, borra ni cambia la fecha de los registros del gimnasio (alumnos, cuotas, cobros, caja, asistencias, comprobantes). Solo interviene cuando lo pide el administrador del gimnasio y el cambio refleja hechos reales, para corregir una falla del propio sistema, en los casos que prevén estos términos (por ejemplo, la baja definitiva por falta de pago) o por orden de una autoridad competente.
• Los datos fiscales no se manipulan. Los comprobantes (facturas, notas de crédito y de débito) se emiten con los datos reales de cada operación. GymFlow no emite, ni desarrolla funciones para emitir, comprobantes que no correspondan a una operación real o que la describan de otro modo, que elijan solos qué operaciones se facturan (por ejemplo, al azar o hasta un tope), o que lleven una fecha distinta de la que corresponde a la operación según la normativa vigente.
• Qué se factura lo decide el gimnasio, operación por operación, con las herramientas del panel, y la responsabilidad fiscal por lo que emite es suya.

Propiedad intelectual

El servicio y su contenido original (software, diseño, marca, animaciones, algoritmos) son y seguirán siendo propiedad exclusiva de GymFlow y sus creadores.

GymFlow™ es una marca registrada ante el Instituto Nacional de la Propiedad Industrial (INPI), Acta N.º 4657501, Clase 42, de titularidad de Santiago Ciapuscio, concedida por Resolución N.º 3942840 y vigente hasta el 14/09/2036. El titular cuenta además con solicitudes en trámite en la Clase 35 (Acta N.º 4110612) y en la Clase 9 (Acta N.º 4110609). Queda prohibido el uso de la denominación «GymFlow», así como de cualquier signo, nombre comercial o dominio confundible, para identificar productos o servicios idénticos o similares, sin autorización expresa del titular. El uso no autorizado dará lugar a las acciones legales que correspondan conforme a la Ley de Marcas N.º 22.362.

Tus datos (sesiones, ejercicios personalizados, configuraciones) son de tu propiedad. GymFlow no reclama derechos sobre el contenido que vos creás dentro de la plataforma.

Limitación de responsabilidad

GymFlow se provee "tal cual" y "según disponibilidad". No garantizamos que el servicio sea ininterrumpido, libre de errores o completamente seguro.

En ningún caso GymFlow será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos, incluyendo pérdida de datos o lucro cesante.

GymFlow no se responsabiliza por lesiones derivadas de ejercicios ejecutados basándose en el contenido de la plataforma. Los instructores certificados son responsables de la adecuación de los entrenamientos a sus alumnos.

Equipos, conexión y red del cliente

El cliente declara conocer que GymFlow es un sistema en línea y en tiempo real: la información se procesa y se guarda en los servidores de GymFlow, y cada equipo del gimnasio (computadoras, tablets, celulares, televisores y pantallas, molinetes, lectores de huella, rostro, tarjeta o QR, posnet y el programa Access Bridge de GymFlow que los conecta) necesita comunicarse con esos servidores para funcionar. Algunos equipos guardan además una copia parcial de esa información para poder operar (por ejemplo, las huellas, rostros o tarjetas registradas en un lector, o el último estado conocido de cada ficha en Access Bridge). Esa copia puede no estar al día, y lo que se configure directamente en un equipo de terceros sin pasar por GymFlow queda guardado solo en ese equipo.

Sin conexión, el control de acceso puede seguir funcionando por un tiempo limitado con la última información que recibió de los servidores, según el equipo y su configuración. Mientras dure el corte puede dejar pasar a personas que ya no tienen la cuota al día o rechazar a quienes sí la tienen, y los ingresos de ese período pueden no quedar registrados en GymFlow. Ese funcionamiento sin conexión es un respaldo y no está garantizado.

Por eso, el cliente es responsable de proveer y mantener, a su cargo:

• Equipos actualizados: sistemas operativos, navegadores, controladores (drivers) y programas en versiones que sus fabricantes sigan actualizando, con las actualizaciones de seguridad y los certificados raíz de confianza al día, y con la fecha y la hora correctas. Un equipo cuyo sistema dejó de recibir soporte, o al que le falta un certificado raíz, puede no lograr una conexión segura con los servidores de GymFlow y mostrar que no hay conexión aunque internet funcione.
• La computadora donde corre Access Bridge: con un Windows que siga recibiendo actualizaciones y los componentes que indica el panel, encendida y con el programa abierto durante todo el horario de uso (sin suspensión ni reinicios programados en ese horario), y con el programa en la versión vigente que GymFlow publica en el panel.
• Una conexión a internet adecuada: estable, con velocidad suficiente para las funciones que se usen (por ejemplo, la reproducción de videos en las pantallas) y disponible durante todo el horario de uso, en cada sede y en cada equipo que use el servicio.
• Una red local bien diseñada y configurada: cobertura de wifi o cableado suficiente; direcciones IP fijas para los equipos que las necesitan (molinetes, lectores en red, posnet); y routers, firewalls, proxies, DNS y programas de seguridad (antivirus, filtros de contenido, análisis de conexiones seguras) configurados de forma que no bloqueen, demoren ni intercepten la comunicación con GymFlow —incluidas las conexiones permanentes en tiempo real que usan las pantallas y el control de acceso— ni la comunicación entre los equipos del gimnasio, como la del molinete o el posnet con la computadora donde corre Access Bridge.
• Energía eléctrica y, cuando corresponda, respaldo ante cortes para los equipos críticos, como los del control de acceso.
• Los equipos de terceros que se conectan al servicio (molinetes, lectores biométricos, de tarjeta o de QR, placas y relés de apertura, cámaras, impresoras, terminales de cobro, bandas de frecuencia cardíaca y sus receptores): su instalación, cableado, configuración, mantenimiento y garantía corresponden a su fabricante, proveedor o instalador, también cuando se trate de equipos que GymFlow recomienda.

Lo mismo aplica a los celulares y equipos propios de alumnos y personal con los que se usan la app y el portal: su funcionamiento depende de que el equipo, su sistema y su conexión reúnan esas mismas condiciones.

GymFlow no está obligado a adaptar el servicio a equipos, sistemas operativos o navegadores que sus fabricantes ya no actualizan, y puede dejar de ser compatible con ellos, en especial cuando lo exija la seguridad de las conexiones. Cuando esa decisión dependa de GymFlow, la informará con antelación por los canales habituales. El equipo de soporte puede orientar sobre qué revisar y ayudar a identificar la causa de un problema; cuando el origen está en los equipos, la conexión o la red del cliente, su solución corresponde al cliente. El estado y el historial de disponibilidad de los servidores de GymFlow se publican en gymflow.com.ar/estado.php.

Este apartado se refiere a la infraestructura del cliente. Las fallas que se originen en los servidores o en el software de GymFlow se rigen por el resto de esta sección. Nada de lo dispuesto en este apartado excluye ni limita la responsabilidad de GymFlow por dolo o culpa grave, ni por daños a la vida o a la integridad de las personas que le sean imputables.

Para las cuentas existentes al 29 de septiembre de 2026, este apartado rige desde el 29 de octubre de 2026, conforme al aviso enviado por correo electrónico a sus administradores.

Terminación

Podés cancelar tu cuenta en cualquier momento contactando a soporte. GymFlow puede terminar o suspender tu acceso inmediatamente, sin previo aviso, por incumplimiento de estos términos.

GymFlow también podrá dar por finalizado el servicio sin expresar causa, notificándolo por correo electrónico con una antelación mínima de 30 (treinta) días corridos. En ese supuesto, se reintegrará de manera proporcional el importe correspondiente a la porción del período ya abonada y no utilizada a la fecha efectiva de baja, y el cliente conservará el acceso para exportar sus datos durante los 30 días posteriores a dicha fecha, conforme a la sección de tratamiento de datos.

La baja por falta de pago no es una terminación sin causa: se rige por lo indicado en Cuentas vencidas y baja por falta de pago (plazo de resguardo de 180 o 30 días, avisos por correo y eliminación definitiva de los datos), y no da lugar al preaviso ni al reintegro previstos en el párrafo anterior.

Tras la terminación, tu derecho a usar el servicio cesa inmediatamente. Las disposiciones que por su naturaleza deban sobrevivir a la terminación seguirán vigentes.

Modificaciones a los términos

Estos términos y condiciones pueden ser modificados sin previo aviso, en cualquier momento. Los cambios rigen desde su publicación en esta página, con la fecha de actualización indicada al inicio.

El uso continuado del servicio luego de los cambios constituye aceptación de los nuevos términos.

Programa de revendedores

Esta sección aplica únicamente a quienes tienen una cuenta de revendedor de GymFlow. No modifica ni condiciona los términos que rigen para los gimnasios.

Qué genera comisión

• La comisión se calcula sobre el importe neto que GymFlow percibe por la suscripción del gimnasio, ya descontadas las comisiones de la pasarela de pago.
• Comisiona solo el plan base. Los adicionales que el gimnasio contrate aparte —salas extra, sedes extra, cuentas de facturación adicionales y módulos opcionales— no generan comisión.

Qué gimnasios cuentan

• Los dados de alta desde el panel del revendedor: siempre.
• Los vinculados a mano: generan comisión desde el día de la vinculación. Los cobros anteriores a esa fecha no comisionan.
• Los gimnasios sin origen registrado no generan comisión.
• Reasignar un gimnasio a otro revendedor reinicia el conteo: la nueva vinculación se juzga por su propia fecha y no hereda la anterior.

Duración de la comisión

La comisión es recurrente pero no perpetua. Cada cuenta recorre esta escalera:

• Meses 1 a 12, contados desde la primera comisión generada por esa cuenta: se aplica el porcentaje pleno pactado con el revendedor (actualmente 35 %).
• Desde el mes 13: tramo de retención. 15 % si el revendedor atendió esa cuenta en los últimos 90 días corridos, y 10 % si no hay atención registrada en ese plazo.
• Se considera atención el ingreso al panel de ese gimnasio desde la cuenta del revendedor, que queda asentado en la auditoría de la plataforma.
• El plazo se cuenta por calendario desde el primer mes comisionado. Si el gimnasio interrumpe los pagos y más adelante los retoma, el plazo no se reinicia.
• El tramo de retención nunca supera el porcentaje pleno pactado.
• Las cuentas vinculadas a un revendedor antes del 17 de septiembre de 2026, fecha de entrada en vigencia de esta escalera, conservan el porcentaje pleno pactado mientras la cuenta siga pagando. La escalera rige para las cuentas vinculadas desde esa fecha.

Liquidación

• Una comisión se puede liquidar recién cuando la pasarela de pago libera los fondos del cobro que la originó. La retención habitual va de 14 a 35 días según el medio de pago.
• El porcentaje y el importe quedan congelados al generarse la comisión. Un cambio posterior de porcentaje o de escalera no modifica comisiones ya generadas.
• Una comisión puede anularse si el cobro que la originó se revierte, se devuelve o resultó de un error de registro. La anulación queda asentada con su motivo.

Naturaleza del vínculo

El revendedor actúa como tercero independiente. El programa no crea relación laboral, societaria, de agencia ni de representación con GymFlow, y no habilita a contraer obligaciones en su nombre. El revendedor es responsable de sus propias obligaciones fiscales y previsionales sobre las comisiones que percibe.

Cambios en el programa

GymFlow puede modificar las condiciones del programa notificando por correo electrónico con al menos 30 (treinta) días corridos de anticipación. Los cambios rigen para las comisiones que se generen a partir de la fecha de entrada en vigencia; las ya generadas no se alteran.

Asistente de inteligencia artificial

GymFlow incluye un asistente de inteligencia artificial para el equipo del gimnasio (administración, recepción e instructores): responde cómo se usa el sistema, consulta datos de gestión del gimnasio y prepara algunas acciones para que una persona las confirme. Es una función opcional y no está disponible en todos los planes.

Se activa solo con tu aceptación expresa

El asistente permanece desactivado hasta que el administrador del gimnasio lo activa desde el panel, aceptando expresamente estas condiciones. Mientras no lo actives, ningún dato de tu gimnasio se envía al proveedor del servicio. Dejamos registro de quién lo aceptó, cuándo y qué versión de las condiciones. Podés desactivarlo cuando quieras desde Configuración → Adicionales: deja de funcionar en el acto.

Si en el futuro cambia de manera relevante qué datos procesa el asistente o quién los procesa, te vamos a pedir una nueva aceptación antes de seguir usándolo.

Quién procesa las consultas

Para generar las respuestas usamos el servicio de Anthropic, PBC (Estados Unidos), que actúa como proveedor de GymFlow. Qué datos puede recibir y cuáles no recibe nunca está detallado en la Política de Privacidad. Tu gimnasio es el responsable de los datos de sus alumnos: al activar el asistente autorizás ese tratamiento, incluida la transferencia internacional que implica, en los términos de esa política.

Qué hace y qué no hace

• Respeta los permisos de cada persona de tu equipo: solo consulta lo que esa persona ya puede ver en el panel, y solo dentro de tu gimnasio.
• No modifica nada por su cuenta. Cuando prepara una acción (por ejemplo, crear un plan de membresía), te la muestra para que la revises: la acción se ejecuta recién cuando una persona de tu equipo la confirma, con sus propios permisos, y queda a su nombre.
• Las consultas de datos quedan registradas en la auditoría de tu gimnasio.
• Las conversaciones con el asistente (preguntas y respuestas) quedan registradas en GymFlow. Nuestro equipo puede revisarlas para darte soporte, mejorar el asistente y prevenir usos abusivos.

Límites de uso y paquetes adicionales

Tu plan incluye una cantidad de consultas por período, compartida por todo el equipo. Si necesitás más, podés contratar un paquete adicional desde el panel: se habilita en el acto y se cobra junto a la cuota de tu plan, conforme a la sección Planes y pagos. Las cantidades y los precios vigentes son los que muestra el panel al momento de contratar. Si das de baja o reducís un paquete, el cambio rige al finalizar el período ya abonado.

Si agotás las consultas del mes de tu paquete podés sumar una recarga: un bloque adicional de consultas, válido hasta el fin de ese mes, que se habilita en el acto y se cobra una sola vez, como un ítem aparte en tu próxima factura. La cantidad de recargas por mes es limitada y las consultas de una recarga que no uses no se trasladan al mes siguiente.

Podemos limitar o suspender el uso del asistente ante un uso abusivo, automatizado o que exceda los límites del plan o del paquete contratado.

Disponibilidad

El asistente depende de un servicio de terceros y puede no estar disponible en todo momento. GymFlow puede modificarlo, cambiar de proveedor o discontinuarlo. El resto del sistema no depende de él y sigue funcionando con normalidad.

Contacto y jurisdicción

Estos términos se rigen por las leyes de la República Argentina. Ante cualquier disputa, las partes se someten a la jurisdicción de los tribunales de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

Para consultas sobre estos términos:

• Email: hola@gymflow.com.ar
• WhatsApp: +54 9 11 3378-6503